Digitalisierung

Elektronische Akte ist ein Erfolgsmodell

Die Aktenstapel auf den Schreibtischen der Mitarbeiter im Wipperfürther Amtsgericht werden demnächst kleiner.
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Die Aktenstapel auf den Schreibtischen der Mitarbeiter im Wipperfürther Amtsgericht werden demnächst kleiner.

Wipperfürther Amtsgericht war eines der ersten Gerichte, das papierlos arbeitet.

Von Heike Karsten

Hückeswagen. Drei Jahre lang wurden am Wipperfürther Amtsgericht, das für Hückeswagen und Radevomwald zuständig ist, alle zivilrechtlichen Eingänge auf dem Postweg eingescannt und digital abgelegt. Per Hochleistungsscanner konnten seit 2018 ganze Ordnerinhalte auf diesem Weg digitalisiert werden. Mittlerweile gehören Rollwagen voller Akten und hohe Papierstapel auf den Schreibtischen im Bereich der Zivilsachen der Vergangenheit an. Seit 1. Januar sind Rechtsanwälte, aber auch Behörden wie Finanzämter und Stadtverwaltungen verpflichtet, ihre Schriftsätze ausnahmslos elektronisch einzureichen. Der Gesetzgeber hat zudem vorgegeben, dass bis zum 1. Januar 2026 die Akten in Rechtssachen elektronisch zu führen sind. So soll die Justiz mit großen Schritten digitalisiert werden – ein Mammutprojekt in der deutschen Justizgeschichte.

Vor der flächendeckenden Umstellung auf die elektronische Akte übernahm das Wipperfürther Gericht eine Vorreiterrolle in Nordrhein-Westfalen. Neben Hamm war Wipperfürth eines von landesweit zwei Amtsgerichten, das die Software im Zuge eines Pilotprojekts testen konnte. Dazu wurden Mitarbeiter geschult und die Schreibtische mit zusätzlichen Monitoren ausgestattet.

Digitalisierung und der ländliche Raum stehen hierbei nicht im Widerspruch.

Andreas Türpe, Amtsgerichtdirektor
Per Karte, Lesegerät und Code legimitiert sich der Nutzer für den Zugriff auf sein jeweiliges Postfach.

Amtsgerichtdirektor Andreas Türpe ist auch ein wenig stolz darauf, dass das Wipperfürther Amtsgericht zu den Ersten gehörte, die die Software einsetzen konnte: „Digitalisierung und der ländliche Raum stehen hierbei nicht im Widerspruch.“ Die E-Akte stelle zudem eine erhebliche Arbeitserleichterung bei der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen dar. So können jetzt mehrere Mitarbeiter zeitgleich eine Akte bearbeiten, wogegen die jeweilige Akte früher erst von einem Schreibtisch zum nächsten wandern musste. „Gerade in der Pandemie hilft es uns sehr, dass man von zu Hause aus digital auf die Akten zugreifen kann“, betont Andreas Türpe.

Der Gerichtssaal erhielt ebenfalls technisches Equipment: Im großen Saal wurde ein Bildschirm installiert, auf dem Fotos, wie beispielsweise von einem Verkehrsunfall, problemlos für alle Verhandlungsbeteiligten dargestellt werden können. Seit dem 1. Januar 2022 sind Anwälte dazu verpflichtet, Klagen und Schriftsätze über ihr das elektronische Anwaltspostfach (beA) einzureichen. Das Mailprogramm ermöglicht den in Deutschland zugelassenen Rechtsanwälten die sichere elektronische Kommunikation mit der Justiz, mit Behörden und untereinander. Zur Verfügung gestellt wird es von der Bundesrechtsanwaltskammer. Per Karte, Lesegerät und Code legimitiert sich der Nutzer für den Zugriff auf sein Postfach. Damit sind auch elektronische Signaturen möglich, die eine handschriftliche Unterschrift ersetzen.

Der elektronische Rechtsverkehr (ERV) soll vieles schneller und billiger machen. Das Wipperfürther Amtsgericht greift über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) auf die digitale Infrastruktur zu und kann die eingegangenen Dokumente völlig papierlos weiterbearbeiten.

Aufgrund der Aufbewahrungsfrist lagern immer noch viele Papierakten im Archiv. „Es kommen aber keine neuen mehr aus dem Bereich der Zivilsachen hinzu“, erklärt Andreas Türpe. Die Umstellung auf die E-Akte hat natürlich auch Auswirkungen auf die Arbeit der Mitarbeiter. Es müsse weiterhin sehr genau gearbeitet werden, da sich Eintragsfehler ansonsten durch das ganze Verfahren ziehen.

Die Arbeit am Monitor habe sich damit erhöht und erfordere viel Konzentration von den Mitarbeitern. „Es ist ein anderes Arbeiten geworden. Zur Papierakte möchte aber dennoch keiner mehr zurück“, betont Andreas Türpe.

Hintergrund

Umstellung: Die Umstellung von der Papierakte zur elektronischen Akte ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einer zeitgemäßen Justiz.

Etappe: Dokumente für Zivilsachen müssen ab diesem Jahr in elektronischer Form bei den Gerichten eingereicht werden. Geplant ist eine Erweiterung auf andere gerichtliche Fachbereiche. 

Ziel: Bis Anfang 2026 muss die E-Akte flächendeckend in allen deutschen Gerichten und Staatsanwaltschaften eingeführt sein.

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